Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Czy kiedykolwiek zastanawialiście się, jak osiągnąć więcej, pracując mniej? Jeśli myślicie, że jest to niemożliwe to uwaga - da się, a zadanie udowodnienia Wam tego bierzemy na siebie! Sekret tkwi we właściwym wykorzystaniu współczesnej technologii, dzięki której można osiągnąć więcej w krótszym czasie.

Jednak na start tej automatyzacyjnej podróży, zachęcamy do zapoznania się z pomocnym wpisem wyjściowym dla poruszanej tematyki, czyli - czym jest sztuczna inteligencja?

Zachęcamy również do zaobserwowania nas na portalu LinkedIn oraz Facebook.

Automatyzacja to zastosowanie technologii, narzędzi i metod w celu usprawnienia, przyspieszenia oraz zredukowania błędów w wykonywaniu różnych zadań w organizacji.

Ta automatyzacja, znana jest również jako BPA (Business Process Automation) i stanowi wyraz podejścia mającego na celu usprawnienie i uproszczenie zadań w organizacji. W ramach tego podejścia, przedsiębiorstwa mogą automatyzować zadania oraz wprowadzać robotyzację procesów w celu zwiększenia efektywności, redukcji kosztów i poprawy jakości obsługi oraz usług. Zyski z automatyzacji są więc wszechstronne.

Automatyzacja procesów biznesowych firmy – definicja

Definicja automatyzacji procesów odnosi się do zastosowania technologii, metod i narzędzi automatyzacji w celu usprawnienia, uproszczenia i przyspieszenia wykonywania zadań w ramach wykonywanej działalności. Rola automatyzacji polega na zwiększeniu efektywności, redukcji kosztów, poprawy jakości usług oraz umożliwienia skalowania w ramach prowadzonej działalności.

Skuteczna automatyzacja w firmie może obejmować różne aspekty organizacji, takie jak zarządzanie zasobami ludzkimi, finansami, logistyką, marketingiem czy obsługą klienta. W zależności od potrzeb i celów przedsiębiorstwa, automatyzacja może być stosowana w różnym zakresie - od prostych zadań, takich jak generowanie raportów czy przetwarzanie danych, po bardziej złożone procesy, takie jak analiza danych, prognozowanie czy kompleksowa optymalizacja pracy. Można więc automatyzować procesy na różną skalę oraz różny zasięg.

Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych

Jakie korzyści przynosi automatyzacja operacji biznesowych? Jest ich cała lista, jednak wśród najważniejszych wyróżnia się przede wszystkim poprawę efektywności, oszczędność kosztów, zwiększenie jakości oraz skalowalność. W poniższych podrozdziałach omówimy te zalety automatyzacji procesów w większym szczególe.

a) Zwiększona efektywność

Wykorzystanie automatyzacji procesów pozwala na przyspieszenie wykonywania zadań, co prowadzi do zwiększenia efektywności. Dzięki zautomatyzowanym procesom, pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych i strategicznych aspektach działalności. Wdrożenie intelligent process automation oraz robotic process automation może znacząco przyczynić się do usprawnienia pracy w firmie.

b) Oszczędność kosztów

Automatyzacja operacji biznesowych może przyczynić się do oszczędności kosztów, poprzez redukcję czasu pracy oraz zasobów potrzebnych do realizacji zadań. Przykłady takich oszczędności można zaobserwować w przypadku automatyzacji procesu obsługi klienta oraz automatyzacji procesów sprzedażowych, gdzie zastosowanie odpowiednich narzędzi pozwala na szybsze i bardziej efektywne zarządzanie zadaniami.

W celu poszerzenia wiedzy z zakresu automatyzacji AI w dziale obsługi klienta czy dziale sprzedaży, zapraszamy do zapoznania się z naszymi wpisami: Czy chatbot wyposażony w sztuczną inteligencję może całkowicie zastąpić obsługę klienta? oraz Jak automatyzacja i sztuczna inteligencja ułatwiają pracę działu sprzedaży?

c) Poprawa jakości

Automatyzacja może również wpłynąć na poprawę jakości usług świadczonych przez firmę. Dzięki monitorowaniu procesów biznesowych oraz analizie procesów biznesowych, możliwe jest zoptymalizowanie procesów oraz wyeliminowanie błędów wynikających z pracy manualnej.

d) Skalowalność

Wykorzystanie automatyzacji procesów pozwala na łatwe skalowanie działalności przedsiębiorstwa. Dzięki integracji automatyzacji z istniejącymi systemami oraz opracowaniu skutecznych strategii automatyzacji, możliwe jest szybkie dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych oraz rosnących potrzeb klientów.

Technologie stosowane w automatyzacji operacji biznesowych

Metody automatyzacji są różne, gdyż mogą one wykorzystywać różne technologie, takie jak robotyzacja i automatyzacja czy AI. Poniżej przedstawiamy szczegółowe omówienie tych technologii oraz korzyści automatyzacji w przełożeniu na biznesową praktykę.

a) Robotyzacja procesów (RPA)

Robotyzacja procesów, czyli RPA (Robotic Process Automation), to technologia umożliwiająca automatyzację rutynowych zadań wykonywanych przez pracowników. RPA pozwala na oszczędność czasu oraz zasobów, a także na zwiększenie efektywności w różnych dziedzinach biznesu, takich jak automatyzacja techniczna, automatyzacja administracji czy automatyzacja sprzedaży.

b) Sztuczna inteligencja (AI)

Sztuczna inteligencja to kolejna technologia stosowana w automatyzacji biznesowych. AI pozwala na analizę dużych ilości danych, prognozowanie oraz optymalizację procesów. Jej wdrożenie może przynieść wiele korzyści, takich jak oszczędność czasu, zasobów oraz zwiększenie efektywności. Przykłady zastosowania AI obejmują automatyzację marketingu oraz identyfikację kandydatów do automatyzacji.

Więcej o automatyzacji AI w marketingu, napisaliśmy we wpisie: Automatyzacja marketingu: Kompleksowy przewodnik po narzędziach, strategiach i korzyściach.

c) Systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPM)

Systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPM) to narzędzia umożliwiające modelowanie procesów, analizę procesów oraz integrację systemów w celu usprawnienia działalności przedsiębiorstwa. Dzięki BPM, możliwe jest uzyskanie wglądu w procesy oraz ich optymalizacja, co przyczynia się do osiągnięcia celów biznesowych.

​​Rola automatyzacji zadań biznesowych

Automatyzacja sprawdzi się w różnych sektorach oraz branżach. Poniżej przedstawiamy praktyczne korzyści wdrażania zaawansowanej technologii w tych obszarach.

a) Automatyzacja w biurach księgowych

W biurach księgowych automatyzacja może obejmować procesy takie jak importowanie faktur, rozliczanie podatków czy generowanie raportów. Dzięki zastosowaniu odpowiednich narzędzi, takich jak oprogramowanie do księgowości czy systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPM), możliwe jest usprawnienie pracy księgowych oraz redukcja błędów wynikających z pracy manualnej.

b) Automatyzacja w kancelariach prawnych

W kancelariach prawnych zastosowanie automatyzacji może polegać na tworzeniu umów, zarządzaniu dokumentacją czy monitorowaniu terminów. Wykorzystanie technologii takich jak AI czy robotyzacja procesów (RPA) pozwala na przyspieszenie pracy prawników oraz zwiększenie efektywności obsługi klientów.

c) Automatyzacja w agencjach marketingowych

Automatyzacja marketingu może obejmować procesy takie jak planowanie kampanii, analiza danych czy zarządzanie treścią. Dzięki zastosowaniu narzędzi takich jak oprogramowanie do marketing automation czy systemy zarządzania treścią (CMS), możliwe jest usprawnienie pracy marketerów oraz zwiększenie efektywności działań marketingowych.

d) Automatyzacja w placówkach medycznych

W placówkach medycznych zoptymalizowanie przedsięwzięć biznesowych może dotyczyć m.in. zarządzania pacjentami, planowania wizyt czy monitorowania stanu zdrowia. Wykorzystanie technologii takich jak AI, robotyzacja procesów (RPA) czy systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPM) pozwala na usprawnienie pracy personelu medycznego oraz zwiększenie jakości opieki zdrowotnej.

Jak wdrożyć automatyzację procesów biznesowych?

Wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych wymaga przeprowadzenia kilku kluczowych kroków, takich jak identyfikacja procesów do automatyzacji, wybór odpowiednich narzędzi i technologii, testowanie i iteracja oraz monitorowanie i optymalizacja. Poniżej przedstawiamy szczegółowy przewodnik po tych etapach.

Jakie kroki należy podjąć do skutecznej automatyzacji procesów?

a) Identyfikacja procesów do automatyzacji

Pierwszym krokiem wdrożenia skutecznej automatyzacji w firmie jest identyfikacja procesów, które mogą zostać usprawnione. Należy skupić się na tych procesach, które są czasochłonne, powtarzalne oraz generują najwięcej błędów wynikających z pracy manualnej, w skrócie - poszukuje się odpowiedzi na pytania: "jakie działania może usprawnić automatyzacja?", "co opłaca się automatyzować?".

b) Wybór odpowiedniej strategii wdrożenia oraz narzędzi i technologii

Kolejnym krokiem jest wybór odpowiednich narzędzi i technologii, które pozwolą na automatyzację wybranych procesów oraz stworzenie strategii automatyzacji. Należy wziąć pod uwagę takie aspekty jak integracja z istniejącymi systemami, koszty wdrożenia oraz łatwość obsługi. Podstawą jest niezawodny plan automatyzacji, którego jednak przygotowanie, może wymagać zaawansowanej wiedzy oraz doświadczenia ze strony specjalistów AI. Podkreślenia wymaga fakt, że każda firma oraz każda branża może potrzebować czegoś innego. Inna strategia będzie przy automatyzacji marketingu, automatyzacji sprzedaży, automatyzacji technicznej, automatyzacji administracji czy automatyzacji procesu obsługi klienta.

c) Testowanie i iteracja

Przed wprowadzeniem automatyzacji zadań biznesowych na szeroką skalę, ważne jest przeprowadzenie testów oraz iteracji w celu sprawdzenia efektywności zastosowanych rozwiązań oraz ewentualnego wprowadzenia poprawek. W końcu zadaniem automatyzacji jest bezproblemowe ułatwianie pracy i w efekcie - życia.

d) Monitorowanie procesów biznesowych i ostateczna optymalizacja

Ostatnim krokiem w wdrożeniu automatyzacji procesów biznesowych jest monitorowanie oraz optymalizacja zautomatyzowanych procesów. Należy regularnie analizować wyniki oraz wprowadzać niezbędne zmiany w celu dalszego usprawnienia pracy przedsiębiorstwa.

Wyzwania i bariery w automatyzacji w firmie

Implementacja automatyzacji operacji biznesowych może napotkać różne wyzwania i bariery, takie jak koszty początkowe, integracja z istniejącymi systemami czy zarządzanie zmianą. Poniżej omówimy te aspekty.

a) Koszty początkowe i ROI

Koszty początkowe związane z wdrożeniem automatyzacji procesów biznesowych mogą być znaczące, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw. Należy jednak pamiętać, że inwestycja ta może przynieść długoterminowe korzyści, takie jak oszczędność czasu i zasobów oraz zwiększenie efektywności. Warto więc dokładnie przeanalizować zwrot z inwestycji (ROI) przed podjęciem decyzji o wdrożeniu automatyzacji.

b) Integracja z istniejącymi systemami

Integracja z istniejącymi systemami informatycznymi może stanowić wyzwanie podczas wdrażania automatyzacji. Należy zadbać o to, aby wybrane narzędzia i technologie były kompatybilne z obecnymi rozwiązaniami, co pozwoli na płynne wdrożenie automatyzacji oraz uniknięcie potencjalnych problemów.

c) Zarządzanie zmianą i szkolenia

Wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych może wymagać zarządzania zmianą w organizacji oraz przeprowadzenia szkoleń dla pracowników. Ważne jest, aby personel był odpowiednio przygotowany do korzystania z nowych technologii oraz świadomy korzyści płynących z automatyzacji, co pozwoli na pełne wykorzystanie jej potencjału.

Przyszłość automatyzacji procesów biznesowych

Zalety automatyzacji procesów biznesowych są niezliczone. Kluczowy jest jednak fakt, iż AI będzie się nieustannie rozwijać wraz z postępem technologicznym. W przyszłości możemy spodziewać się nowych trendów i innowacji, większego wpływu Big Data i IoT oraz przewidywań na najbliższe lata. Poniżej omówimy te aspekty.

a) Trendy i innowacje

W przyszłości automatyzacja operacji biznesowych będzie się rozwijać w kierunku nowych trendów i innowacji, takich jak coraz bardziej zaawansowane algorytmy AI, rozwój technologii RPA czy zastosowanie blockchain w zarządzaniu procesami. Te innowacje pozwolą na jeszcze większą efektywność i elastyczność w automatyzacji działań biznesowych.

b) Rola Big Data i IoT

Big Data oraz Internet Rzeczy (IoT) będą odgrywać coraz większą rolę przy automatyzowaniu procesów. Dzięki analizie ogromnych zbiorów danych oraz wykorzystaniu informacji zebranych z różnych urządzeń, przedsiębiorstwa będą mogły lepiej dostosowywać swoje procesy do potrzeb rynku oraz optymalizować działania w czasie rzeczywistym.

c) Przewidywania na najbliższe lata

W najbliższych latach możemy spodziewać się dalszego wzrostu znaczenia automatyzacji działań biznesowych. Przedsiębiorstwa będą coraz częściej inwestować w nowe technologie oraz szukać sposobów na usprawnienie swoich procesów. W efekcie, automatyzacja przedsięwzięć biznesowych stanie się nieodłącznym elementem funkcjonowania współczesnych organizacji.

Podsumowanie

Automatyzacja AI to kluczowy element współczesnych biznesów, który przyczynia się do zwiększenia ich efektywności, oszczędności kosztów, poprawy jakości oraz skalowalności. W artykule omówiliśmy różne technologie stosowane w automatyzacji, takie jak robotyzacja procesów (RPA), AI oraz systemy zarządzania BPM. Przedstawiliśmy również praktyczne przykłady automatyzacji w różnych branżach, takich jak biura księgowe, kancelarie prawne, agencje marketingowe czy placówki medyczne.

W najbliższych latach możemy spodziewać się dalszego wzrostu znaczenia automatyzacji operacji biznesowych, co sprawi, że stanie się ona nieodłącznym elementem funkcjonowania współczesnych organizacji. Dlatego, zoptymalizowanie procesów biznesowych jest już dzisiaj fundamentalne dla osiągnięcia efektywności operacyjnej, redukcji kosztów oraz zwiększenia konkurencyjności na rynku.

Skoro definicja automatyzacji procesów jest już Ci bardzo dobrze znana, zachęcamy do porozmawiania z nami o zoptymalizowaniu procesów biznesowych również w Twojej firmie! Skontaktuj się z nami i umów na spotkanie w ramach bezpłatnej konsultacji. Nie walcz z trudnościami sam, z którymi w ułamku sekundy poradzi sobie technologia. Zyski z automatyzacji odczujesz w trybie natychmiastowym.

Zaufaj specjalistom od automatyzacji, którzy oferują:

1) dedykowane AI

2) standardową automatyzację idealnie dostosowaną do działu Twojej firmy;

3) automatyzację w abonamencie;

4) warsztaty;

5) audyty.

‍